Komponen Ini Wajib Ada di Surat Resmi Perusahaan, Apa Saja?

Surat resmi menjadi sesuatu yang tidak bisa ditinggalkan dalam kegiatan operasional sebuah perusahaan. Surat resmi digunakan untuk berbagai keperluan perusahaan, seperti untuk pengiriman barang, perjanjian-perjanjian, sampai penerimaan barang. Buat kamu yang pernah menerima atau membuat surat resmi ini pasti sudah tidak asing dengan format yang ada di dalamnya. 

Namun buat kamu yang belum pernah membuat atau mendapatkan surat resmi pasti cukup kesulitan ketika diminta untuk membuatnya. Namun, jangan khawatir! Karena di sini akan dibahas secara menyeluruh tentang cara pembuatan surat resmi untuk perusahaan. Jadi, pastikan membaca artikel ini hingga selesai, ya! 

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi merupakan surat yang digunakan untuk berkomunikasi secara formal atau resmi. Surat resmi ini sering digunakan oleh berbagai pihak seperti perusahaan, lembaga, ataupun instansi tertentu yang ingin menyampaikan informasi penting. Karena sifat resmi yang dimiliki oleh surat-surat resmi ini, dalam penulisannya kamu harus memperhatikan kaidah-kaidah yang berlaku. Kamu juga harus menggunakan bahasa yang singat, padat, dan jelas. Ada berbagai jenis surat resmi yang sering digunakan perusahaan, seperti surat keputusan, surat undangan, surat permohonan, surat pemberitahuan, surat edaran, surat perintah, dan lainnya.

Fungsi Surat Resmi

Berikut beberapa fungsi yang dimiliki oleh surat resmi:

1. Untuk menyampaikan pemberitahuan penting yang biasanya harus dikomunikasikan secara tertulis.
2. Dalam rangka mengajukan permohonan seperti pada permohonan izin ataupun permohonan dana.
3. Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja pada aktivitas-aktivitas yang ada di perusahaan dan organisasi.
4. Untuk dijadikan bukti tertulis yang isinya dapat dipertanggungjawabkan, seperti dalam surat perjanjian kerjasama yang digunakan untuk tidak membenarkan hal-hal yang ada di luar perjanjian.
5. Sebagai bukti yang dapat diarsipkan.

Jenis-Jenis Surat Resmi Perusahaan

Ada berbagai jenis surat resmi perusahaan yang sering digunakan, apa saja?

1. Surat pemberitahuan
2. Surat perintah
3. Surat permintaan atau permohonan
4. Surat peringatan atau surat teguran
5. Surat panggilan
6. Surat edaran
7. Surat penawaran
8. Surat permintaan penawaran
9. Surat undangan
10. Surat perjanjian

Komponen Surat Resmi

Dalam membuat surat resmi, terdapat beberapa komponen yang harus ada di dalamnya. Komponen-komponen ini yang akan membedakan surat resmi dengan surat lainnya. Berikut beberapa komponen yang wajib ada di surat resmi:

1. Kepala Surat

Kepala surat atau kop surat merupakan bagian yang di dalamnya berisi informasi data perusahaan, yaitu mulai dari nama, alamat, nomor telepon, hingga website resmi. Kamu juga bisa menyertakan logo perusahaan di kepala surat ini untuk menambah identitas dari perusahaan.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat menjadi komponen yang harus ada dalam surat resmi. Tanggal surat ditulis dengan tujuan untuk memberikan informasi waktu penulisan surat tersebut. Dari tanggal surat ini, penerima surat dapat menilai relevensi surat tersebut.

3. Nomor Surat

Nomor surat merupakan bagian penting yang berhubungan dengan sistem administrasi perusahaan. Di dalam kode nomor surat terdapat infomasi penting seperti waktu surat dibuat, identitas perusahaan, tujuan penulisan surat, nomor surat, dan lainnya.

4. Lampiran

Pada bagian lampiran berisi informasi berapa banyak lembar lampiran yang disisipkan di surat resmi tersebut. Biasanya, di bagian lampiran ini terdapat berbagai jenis dokumen, seperti laporan keuangan, foto kegiatan, dan lainnya.

5. Perihal

Pada bagian perihal di dalamnya berisi informasi singkat tentang tujuan penulisan surat kepada penerima.

6. Alamat

Alamat menjadi bagian yang harus ada dalam surat resmi selanjutnya. Alamat ini ditulis lengkap dengan nama penerima dan alamat penerima. Jika kamu tidak mengetahui nama dari penerima, kamu dapat menuliskan jabatan dari penerima.

7. Salam Pembuka

Salam buka ditulis sebagai bentuk sopan santun pengirim surat kepada penerima surat. Salam pembuka ini ditulis di bagian sebelum isi surat.

8. Isi Surat

Ada tiga bagian yang ada dalam isi surat, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup. Pada bagian pembuka, di dalamnya berisi sebagai bagian pengantar. Pada bagian inti dijelaskan secara rinci tujuan dari penulisan surat tersebut, dimana dalam penulisannya harus singkat, padat, dan jelas. Sedangkan bagian penutup biasanya berupa kesimpulan, penegasan, harapan, ataupun ucapan terima kasih.

9. Salam Penutup

Salam penutup ditulis sebagai bagian pelengkap dari dalam salam pembuka. Ada berbagai jenis salam penutup yang sering digunakan tapi pastikan kamu membuat salam penutup yang sesuai dengan dalam pembuka.

10. Tanda Tangan

Bagian selanjutnya adalah tanda tangan dan nama terang pengirim. Kamu juga bisa menambahkan cap atau stempel untuk memperkuat legalitas surat tersebut.

11. Tembusan

Terakhir, pastikan surat resmi yang kamu tulis memiliki tembusan. Tembusan ini berisi pihak yang memiliki hak mendapatkan atau memperoleh isi surat resmi tersebut.

Buat Surat Resmi Lebih Mudah di Kledo

Membuat surat resmi sebenarnya bukan sesuatu yang sulit, namun buat kamu yang belum pernah membuatnya pasti merasa bingung ketika diminta membuat surat resmi ini. Ada berbagai cara yang bisa digunakan untuk memudahkan pembuatan surat resmi ini, salah satunya adalah dengan contoh surat resmi dari Kledo. Kledo merupakan software akuntansi yang di dalamnya disediakan contoh surat resmi secara lengkap. Klik di sini untuk mendapatkan contoh surat resmi dengan mudah.

Kesimpulan

Surat resmi menjadi sesuatu yang sering dibutuhkan dalam kegiatan bisnis. Surat resmi tidak bisa ditulis dengan asal karena harus mengikuti kaidah-kaidah yang berlaku dan ditulis dengan bahasa formal. Untuk mempermudah penulisan surat resmi, pastikan kamu memilih contoh terbaik dan yang mudah dimengerti.